Demande de Patronage (soutien à titre purement moral)

Présentation

Toute organisation, entité, entreprise, etc. planifiant un projet et souhaitant le patronage (soutien à titre purement moral) de l’Ambassade du Japon au Burkina Faso devra prendre connaissance du contenu du présent document et retourner par courrier le formulaire de demande dûment rempli.

Les demandes à titre individuel ne sont pas acceptées. Veuillez également prendre en considération que l’octroi d’un patronage dépendra du contenu du projet.

 

1. Période de recevabilité des demandes

Veuillez transmettre votre demande au minimum un (01) mois avant la date où vous souhaitez utiliser le patronage (en y incluant des éléments faisant figurer la date à laquelle vous souhaitez rendre public et promouvoir votre projet tels que, entre autres, des prospectus imprimés ou la page du site internet). Les demandes faites à la dernière minute ou dont la documentation est insuffisante ne seront pas acceptées.

L’Ambassade du Japon au Burkina Faso n’autorise l’utilisation de sa dénomination sur des brochures, sites internet ou autres supports qu’après avoir délivré une autorisation de patronage. Aucunes mentions telles que, entre autres, « Patronage de l’Ambassade du Japon au Burkina Faso en cours de demande / prévu » ne seront acceptées tant qu’une autorisation n’aura pas été délivrée.

 

2. Documents requis pour la demande

Les demandeurs à un patronage de l’Ambassade du Japon au Burkina Faso devront préparer les documents (1) à (5) suivants. Les documents (1) à (3) sont téléchargeables ci-dessous. Veuillez préparer les documents (4) et (5) conformément aux instructions. Veuillez prendre en compte qu’il pourra vous être demandé de présenter d’autres documents si nécessaire.

 

(1) Engagement écrit pour demande d'octroi de patronage de l'Ambassade du Japon au Burkina Faso (Document Word)

Remarques importantes pour le remplissage du formulaire:
• Veuillez préparer le formulaire de demande après avoir exprimé votre consentement au “4. Règles à respecter,” comme il est indiqué dans le formulaire en annexe (aucun changement concernant ces règles ne sera accepté).
• Le nom du représentant doit être celui du représentant de l’organisation/entité organisant le projet (ou l’organisation/entité demandeuse) et non celui de la personne responsable du projet. L’apposition du sceau de l’administration, de l’association ou entre personne morale concernée n’est pas obligatoire.

 

(2) Fiche descriptive du projet (Document Word)

Remarques importantes pour le remplissage du formulaire:
• Veuillez impérativement remplir toutes les rubriques.
• S’agissant du “8. Date à partir de laquelle vous souhaitez utiliser le patronage”, dans le formulaire joint, mentionnez la date à laquelle vous souhaitez utiliser le patronage (incluant la date à laquelle vous allez rendre public et promouvoir le projet sur un site internet, en imprimant des brochures, etc.). Aucune mention générale telle que, par exemple, "à compter de la date où le patronage est autorisé » ne sera acceptée.

 

(3) Budget prévisionnel du projet (Document Excel)

Remarques importantes pour le remplissage du formulaire:
• Aucun format spécifique n’est exigé. Veuillez vous référer à l’exemple si vous avez des doutes sur la façon de préparer le formulaire.
• Si le projet est sponsorisé par plusieurs entités, veuillez faire figurer leurs noms et fournir un rapport de répartition détaillé des sommes allouées par chacune de ces entités au sein du formulaire « Budget prévisionnel des recettes et dépenses du projet » ou dans un document séparé.

 

(4) Documents décrivant le projet

• Les documents décrivant le projet tels que, la proposition de projet, la liste des expositions et œuvres qui seront présentées (dans le cas d’une exposition, etc.), le détail de ces œuvres (dans le cas d’un film ou d’une pièce de théâtre, etc.), les programmes, la méthode de sélection du projet (dans le cas d’un appel d’offres au public ou un concours). Les demandes doivent nécessairement faire fi\gurer au moins un des éléments ci-dessus pour tout projet.
• Dans le cas d’un projet impliquant de fournir de la nourriture, un document montrant que les mesures de Santé Publique appropriées ont été mises en place, et dans le cas d’un projet lié au sport, un document montrant que des mesures de prévention des accidents, des mesures médicales et des mesures d’indemnisation appropriées (telles que des assurances) ont été mises en place.

 

(5) Documents décrivant l'entité organisant le projet et l'organisation demandeuse, etc

(i) Une liste des membres du conseil d’administration (veuillez joindre les titres des membres de l’association ou du lieu de travail où vous vous rendez habituellement, un CV, un historique de carrière ou tout élément permettant de prendre connaissance de ces informations) ;
(ii) Les Statuts de l’entité/organisation ou tout autre document équivalent (Règlement, clauses statutaires, acte de don, etc.);
(iii) L’historique, les résultats d’entreprises, le détail des activités, etc. de l’organisation;
(iv) Un document montrant la relation entre l’entité organisant le projet et l’organisation faisant la demande lorsque celles-ci sont différentes (contrat écrit, etc.)
Les documents mentionnés en (ii) et (iii) ci-dessus peuvent être omis pour les projets et les organisations suivants :
(a) Tout projet pour lequel le MOFA ou l’Ambassade du Japon au Burkina Faso accordé son patronage lors des deux dernières années ; cependant, si des changements dans les détails du projet ont eu lieu depuis la dernière demande, les documents concernés devront être présentés.
(b) Les Bureaux gouvernementaux, les corps diplomatiques accrédités au Burkina Faso, les bureaux consulaires, les organisations internationales, les administrations locales japonaises et françaises ainsi que les institutions administratives indépendantes sous la tutelle du MOFA.
* La liste des membres du conseil d’administration peut aussi être omise par les organisations mentionnées en (b) ci-dessus.

 

3. Cas dans lesquels le patronage ne sera pas accordé

• Un projet nuisant à l’Ordre public.
• Un projet à but lucratif ou un projet qui n’est pas poursuivi dans un objectif d’intérêt public.
• Un projet porté par une organisation politique ou religieuse ou toute organisation équivalente.
• Un projet à haute teneur politique ou religieuse.
• Un projet qui chercherait à promouvoir les intérêts d’une organisation en particulier, etc.
• Un projet qui serait organisé par une entité dont la compétence en matière de gestion de projet paraît suspecte.
• Un projet qui n’aurait pas pour ambition la promotion du Japon, ne revêtirait aucune utilité dans la bonne tenue des relations internationales ou ne contribuerait pas à la diplomatie japonaise.
• Un projet qui ne serait pas reconnu comme faisant la promotion des liens d’amitié entre le Japon et un pays tiers.
• Un projet qui contreviendrait ou risquerait de contrevenir aux normes juridiques du lieu où se déroule l’évènement.
• Une demande formulée par une entité organisatrice (ou une organisation faisant la demande) qui n’aurait pas respecté les règles pour lesquelles elle s’était engagée auprès du Ministère des Affaires étrangères Japonais ou de l’Ambassade du Japon au Burkina Faso lors des cinq dernières années (Cf. « 4. » de « Engagement écrit de demande d’octroi de patronage de l’Ambassade du Japon au Burkina Faso »).
• Une demande formulée par une organisation ou pour un projet dont il aurait été démontré que l’usage du patronage l’a été fait à des fins illégales ou constituait une fausse demande lors des cinq dernières années.
• Tout autre projet qui serait considéré comme inapproprié sur le plan diplomatique.
 

4. Rapport sur l'achèvement du projet

Veuillez joindre les documents suivants et soumettre un rapport dans les trois mois qui suivent l’achèvement de la période du projet. S’il s’avérait qu’un rapport du projet n’était pas présenté, l’organisation concernée, etc. ne se verrait plus accordée l’usage d’un patronage dans le futur même si celle-ci soumettait une autre demande à l’Ambassade du Japon au Burkina Faso.

 

Lorsqu’il est impossible de présenter un rapport final du projet dans les trois mois qui suivent l’achèvement de ce dernier en raison, entre autres, de la nature même du projet, il est nécessaire de présenter un rapport provisoire expliquant les raisons de cette impossibilité. Vous devrez alors présenter le rapport final dès que cela deviendra possible.
(1) Rapport de projet ayant obtenu un patronage du Ministère des Affaires étrangères du Japon.
(2) Document portant sur le solde des crédits et des dépenses pour le projet (n'importe quel format).
(3) Documents, etc. montrant comment le projet a été exécuté.
(4) Brochures, posters, etc. qui ont été produits en utilisant le patronage de l’Ambassade du Japon au Burkina Faso (si vous faites usage du patronage sur votre site internet, etc., veuillez présenter des copies des pages internet concernées).

 

5. Adresse pour présenter les demandes et requêtes

Veuillez envoyer les documents à l’adresse suivante : culture@ou.mofa.go.jp
Veuillez mettre le mot « Patronage » au début du sujet, comme « Patronage : soumission d'une demande »